12 formas de facilitar la firma de documentos electrónicos

¿Utiliza ya documentos electrónicos con firma electrónica? Si no es así, probablemente sea hora de empezar. Las firmas electrónicas han cambiado las reglas del juego para muchas empresas, y también pueden ser una para usted.

Firmas electronicas agilizar el proceso de firma de documentos para fiestas que no pueden reunirse en persona. La firma de documentos electrónicamente también crea otra capa de seguridad, ya que no hay posibilidad de que se pierda información confidencial en el correo.

Hay dos tipos de firmas electrónicas: firmas electrónicas y firmas digitales. Las firmas electrónicas son solo su firma promedio en forma electrónica. Según Adobe, las firmas digitales utilizan una autoridad de certificación para verificar la identidad del firmante y unir la firma y el certificado mediante cifrado.

Ya sea que necesite vincular una firma digital mediante un certificado cifrado o esté de acuerdo con las firmas electrónicas, aquí hay 12 formas de facilitar la firma de documentos digitales.

Caja, Crédito de imagen de firma electrónica; Pexels; ¡Gracias!

1. Utilice la función Firmar de Box.

Como todas las grandes empresas tecnológicas, Box tiene una aplicación de firma electrónica que facilita la firma de documentos digitales. Esta aplicación en particular es nativa de Box, por lo que puede usarla si tiene una cuenta.

Box Sign crea una experiencia de firma perfecta para sus documentos que están completamente administrados en la nube. Cargue sus documentos, envíe el enlace a su cliente y ellos podrán firmar directamente dentro de su cuenta.

Nadie tiene que descargar el documento para firmarlo, lo que convierte a Box Sign en la solución de firma electrónica definitiva. Cuando un documento requiere una firma, se mostrará una nota en el margen para mostrar que se ha solicitado una firma. Una vez que se haya firmado el documento, verá otro mensaje en el margen para informarle.

Box facilita la organización y administración de documentos críticos en la nube, pero también puede usar Box Sign en su sitio web. Con las API, puede incrustar Box Sign en su sitio y utilizar las funciones dentro de sus aplicaciones propietarias.

2. Utilice la aplicación de firma preferida de su cliente cuando sea posible.

A veces, los clientes tienen fuertes preferencias que impiden un proyecto cuando esas preferencias no pueden ser respetadas. Si tiene un cliente que no puede o no quiere usar su aplicación de firma electrónica habitual, pregúntele qué prefiere.

Preparar un documento para firmarlo en otra aplicación llevará tiempo, pero si esa es la única forma de obtener la firma, puede acelerar el proceso.

Sin embargo, no debes atender a clientes exigentes. Si alguien es capaz de descargar una aplicación gratuita y averiguarlo, no se dé más trabajo para compensar su pereza.

3. Envíe todos los documentos a firmar de una vez.

La forma más rápida de obtener todas las firmas que necesita es enviar todos sus documentos a la vez. Luego, haga que las personas firmen todo mientras están en el flujo. Si filtra los documentos uno por uno, la otra parte podría cansarse de firmar y posponer las cosas.

4. Condensar documentos para reducir el número de firmas necesarias.

Algunos documentos no se pueden condensar, pero si tiene una serie de ellos que se pueden agrupar para recibir una firma, eso facilitará las cosas.

5. Utilice Adobe Reader.

La mayoría de la gente ya tiene Adobe Reader en su computadora. Además, Adobe Reader viene con un aplicación de firma electrónica gratuita.

Si no puede utilizar soluciones más rápidas como Box Sign, confíe en Adobe Reader para recopilar firmas electrónicas. No obtendrá la conveniencia de firmar documentos en la nube, pero para algunos clientes, está bien.

6. Cree un video tutorial rápido que pueda dar a los clientes.

Cuando las personas tienen dificultades para firmar documentos electrónicos, a veces necesitan una buena lección visual sobre cómo se hace. Por ejemplo, si a menudo solicita firmas electrónicas a través de una aplicación específica, cree un video tutorial rápido que indique a las personas cómo y dónde firmar sus documentos.

Si no tiene tiempo para hacer su video, probablemente pueda encontrar un tutorial existente en YouTube.

7. No utilice aplicaciones que no sean fáciles de usar.

Sobre todo, las aplicaciones de firma electrónica fáciles de usar son imprescindibles. Si las personas tienen problemas para firmar sus documentos electrónicamente, pueden darse por vencidos. No se arriesgue a perder contratos por un simple desafío técnico.

8. Asegúrese de que su aplicación de firma electrónica sea compatible con dispositivos móviles.

Según las estadísticas, 6.400 millones de personas utilizan teléfonos inteligentes en todo el mundo. Además, muchas personas realizan negocios únicamente desde dispositivos móviles, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas. Por lo tanto, es probable que las personas firmen sus documentos desde un dispositivo móvil.

Si espera que alguien firme sus documentos electrónicamente, asegúrese de que el proceso de su documento y firma sea compatible con dispositivos móviles.

9. Envíe documentos en papel por correo como copia de seguridad.

No todas las personas con las que trabaja estarán a bordo con firmas electrónicas. A veces, las personas no pueden firmar electrónicamente o el proceso las confunde. Así que esté preparado para enviar una copia impresa de sus documentos por correo a cualquiera que lo solicite.

10. Marque todos los campos para firmas e iniciales.

Ya sea que esté utilizando documentos en papel o documentos electrónicos, marque claramente todos los campos designados para firmas e iniciales. Todo el proceso se ralentizará si alguien no firma en el lugar correcto o si pierde las iniciales.

Si le está enviando a alguien un documento grande con numerosas páginas, es posible que desee numerar los campos de su firma. Agregar números a cada campo ayudará a algunas personas a completar todas las firmas requeridas.

Por ejemplo, digamos que alguien acaba de firmar la firma n. ° 3 y pasa la página. Si la página siguiente muestra la firma n. ° 5, sabrán que se han perdido una.

Lógicamente, debería ser obvio si alguien se salta una página porque la copia se leería fuera de contexto. Sin embargo, muchas personas no leen los documentos antes de firmarlos. Esto se aplica tanto a los documentos en papel como a los electrónicos, ya que las personas a veces se desplazan rápidamente por los documentos.

12. Utilice archivos PDF exclusivamente.

No solicite firmas en documentos de Microsoft Word ni en ningún otro archivo de procesamiento de texto. Puede crear sus contratos en MS Word, pero deberá guardar el archivo como PDF antes de enviarlo para su firma.

Hay una razón por la que las organizaciones profesionales utilizan archivos PDF para los contratos. Están diseñados para aceptar firmas. Una vez que cree su versión PDF, puede agregar elementos de firma en cualquier lugar que desee. Los documentos de Word no funcionan de esa manera.

Consejo adicional: Incluya siempre una fecha límite para devolver los documentos.

Los documentos urgentes deben firmarse y devolverse a tiempo, por lo que debe incluir una fecha límite. Sin embargo, es posible que también desee establecer una fecha límite para los documentos que no son urgentes.

Sin una fecha límite, la gente tiende a posponer las cosas y olvidar. Por tanto, fijar plazos para todo es una estrategia empresarial de alto nivel.

Muchas empresas fracasan porque no operan con plazos para nada. O establecen fechas límite pero las flexionan constantemente.

No le dé a la gente tanta libertad de acción. Establezca una fecha límite y explique las consecuencias de la entrega tardía. Por ejemplo, devolver los documentos tarde puede retrasar el tiempo de inicio del proyecto en una semana.

Si está ejecutando un barco estrecho, puede optar por cancelar los contratos con las personas que no devuelven los documentos dentro de un período de tiempo razonable; por ejemplo, devolver un documento un mes después de la fecha límite es una mala señal para hacer negocios en el futuro con alguien.

Sin embargo, es comprensible si alguien necesita más tiempo para revisar el documento con su abogado y asegurarse de que sabe lo que está firmando. siempre que se comuniquen contigo al respecto.

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.

Ahora que conoce todos los trucos para facilitar la firma electrónica de sus documentos PDF, se pregunta si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes. La respuesta es sí.

Las firmas electrónicas han sido legalmente vinculante a nivel federal desde 2000, cuando se aprobó la ley ESIGN. Sin embargo, algunos documentos no se pueden firmar electrónicamente; incluyen testamentos, fideicomisos testamentarios, documentos de derecho de familia, documentos judiciales, cancelaciones de pólizas de seguros, retiradas de productos y varios otros.

Las firmas electrónicas facilitan la vida.

Independientemente del tipo de contrato que deba firmar, el uso de firmas electrónicas le facilitará la vida. Ya sea que sea una corporación o un empresario individual, su negocio fluirá mejor cuando cambie de firmas físicas a firmas electrónicas.

Crédito de la imagen: energepicdotcom; Pexels; ¡Gracias!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

*The article has been translated based on the content of ReadWrite by readwrite.com. If there is any problem regarding the content, copyright, please leave a report below the article. We will try to process as quickly as possible to protect the rights of the author. Thank you very much!

*We just want readers to access information more quickly and easily with other multilingual content, instead of information only available in a certain language.

*We always respect the copyright of the content of the author and always include the original link of the source article.If the author disagrees, just leave the report below the article, the article will be edited or deleted at the request of the author. Thanks very much! Best regards!