Así se gestiona un proyecto con éxito [tips & tricks]

Un proyecto (de TI) exitoso, como una intranet social, no es un producto que se usa como organización y luego se ve cómo funciona. También debe estar dentro de su organización y ser ampliamente aceptado como valioso. Los líderes de proyecto en una agencia de software naturalmente apoyan esto, pero en realidad ejecutar un proyecto es una profesión por derecho propio. Compartimos consejos y trucos sobre cómo abordar no solo una nueva intranet social, sino cualquier proyecto.

¿Dónde empiezas un proyecto?

Aunque tomamos como ejemplo la intranet social, en realidad puedes iniciar cualquier proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea, de la misma manera. Y eso es: saber de dónde vienes. No comience simplemente un proyecto, que es como sumergirse a ciegas en una piscina y esperar que contenga agua. No recomendado.

Comience un proyecto creando uno escaneo mental: ¿cómo está estructurada la organización? ¿Qué ya existe y qué necesita mejorar? A partir de ahí, puede determinar qué tipo de proyecto debe ser y qué personas debe designar para él.

No comience simplemente un proyecto, que es como sumergirse a ciegas en una piscina y esperar que contenga agua. No recomendado.

Designar un líder de proyecto

Designar a las personas adecuadas comienza con el líder del proyecto. Este podría ser un empleado interno que se haga cargo del proyecto. O un líder de proyecto externo que contrate como organización. El líder del proyecto es la persona que hace la planificación concreta y traza los pasos a seguir. Este plan paso a paso incluye concretar la responsabilidad, un solicitud de recursos y establecer el presupuesto y el cronograma del proyecto. Esto deja en claro dentro de qué marcos se puede trabajar.

Gobernanza primero, siempre

Una de las condiciones más importantes para el éxito de un proyecto es concretar la responsabilidad, también conocida como gobernanza. Son todas las decisiones que deben tomarse en conjunto. Piense, por ejemplo, en aprobar la dirección que está tomando como proyecto y tratar las excepciones. O cómo resolver ciertos problemas en el proyecto.

Muchos proyectos se estancan en la indecisión, dejando decisiones importantes en el medio. Mientras que necesita un propietario individual que supervise el progreso y logre los objetivos. La gobernanza y el diseño de proyectos son condiciones previas. Al configurar esto correctamente, no ha sucedido nada todavía, pero crea una condición necesaria para el éxito de su proyecto.

Deshabilitar solicitud de recursos

Además de establecer la gobernanza, es importante que un líder de proyecto tenga una solicitud de recursos hacer para el proyecto. Después de todo, un proyecto requiere mucho tiempo y no solo de los líderes del proyecto. Todos los afectados por el proyecto necesitan tiempo. Los proyectos en el cuidado de la salud a menudo se realizan ‘al margen’, mientras que pueden tener una impresión muy duradera en la forma de trabajar.

Por eso es importante planificar cuándo se deben hacer ciertas cosas y cuánto tiempo les lleva a las personas de la organización. Por ejemplo, ¿se debe programar o reemplazar a las personas? Tampoco querrás que se superponga con otros proyectos importantes, eso quita el foco. al hacer uno solicitud de recursos le dará una idea clara por adelantado de cuánto tiempo llevará el proyecto y cuándo. Para que pueda estar seguro de que también hay tiempo disponible para el proyecto, ahora y en el futuro.

Un buen diseño de proyecto.

La gobernanza que es tan importante comienza con la clasificación del proyecto. Como líder de proyecto, designa equipos de proyecto con una asignación y un mandato claros. Con esto inviertes la responsabilidad. Estos equipos a menudo están formados por líderes de equipo de diferentes departamentos, por lo que involucra directamente a toda la organización. Dentro de este equipo organizan todo y son los iniciadores. Por lo tanto, los problemas se resuelven primero dentro de este equipo. Sin embargo, en cierto punto, se encontrarán con desafíos/problemas que trascienden su equipo o departamento. Aquí es donde el grupo de dirección entra en escena.

La importancia de un grupo de dirección

Un comité directivo consta de tres personas esenciales con algún tipo de autoridad para que puedan tomar decisiones. Trascienden los equipos de proyecto, pero a menudo todos provienen de una cierta perspectiva: oferta y demanda, finanzas y usuarios. De esta manera, todos los intereses dentro de la organización están representados y se pueden tomar decisiones. En términos concretos, el grupo de dirección está formado por:

• Proveedor sénior | Proporciona mano de obra y soluciones para satisfacer la demanda, supervisa los estándares y evalúa la viabilidad de lo que se debe entregar. Por ejemplo, en un proyecto de intranet social, podría ser el administrador de TI que supervisa el proyecto.
• Usuario mayor | Es responsable de alinear los resultados del proyecto con la práctica y de recibir los resultados del proyecto. En el cuidado de la salud, por ejemplo, piense en un administrador de atención que sepa qué está pasando con el empleado y qué necesita.
• Cliente | Es el propietario general del proyecto y, en ese rol, es responsable del caso comercial del proyecto y del cronograma dentro del cual se deben lograr los resultados del proyecto.

Papel del grupo directivo

La principal responsabilidad (ahí está de nuevo) de los miembros del grupo directivo es tomar decisiones. El líder del proyecto traduce los ‘baches’ encontrados en el proyecto en decisiones solicitadas por el grupo de dirección. Los miembros del grupo de dirección deben tomar una decisión para que el proyecto, a través del líder del proyecto, pueda abordar estos obstáculos en la práctica.

Para mantener el proyecto a buen ritmo, es bueno reunirse regularmente. No use esas reuniones del comité directivo para discutir todo lo que sucedió en el período pasado. El grupo directivo está ahí para tomar decisiones. Informe a todos sobre el contenido con anticipación, luego puede usar la reunión para llegar al punto y tomar decisiones.

Atrévete a tomar decisiones

El grupo directivo no solo debe tomar decisiones pasivamente cuando se le pide, sino que debe dirigir activamente. Deben atreverse a elegir una determinada dirección con la información que tienen en ese momento. Y también respaldarlo si la información cambia. Deben hacer ajustes tan pronto como llegue más información y las situaciones cambien. Solo entonces un proyecto realmente despega, porque las decisiones se toman más rápido y, por lo tanto, los equipos pueden pasar al siguiente paso más rápido. Los líderes de proyecto en una agencia de software naturalmente apoyan esto, pero en última instancia, la responsabilidad recae en el grupo de dirección. La responsabilidad de personas concretas y la toma de decisiones es, por tanto, la base de todo proyecto.

Supervisar con éxito un proyecto: consejos y trucos concretos

Antes de comenzar con su próximo gran proyecto, aquí hay algunos consejos más:

• Proyecto pertenece a la organización | Hablamos mucho de poner la responsabilidad concretamente en las personas, para que se puedan tomar decisiones. Pero no hay que olvidar que un proyecto como la intranet concierne a toda la organización. Todos lo usarán. Tenlo siempre en cuenta a la hora de hacerlo. Debido a la estratificación en los equipos de proyecto y con un grupo directivo general, se mantienen involucrados e informados entre sí. Especialmente si un proyecto lleva más tiempo.
• Sigue las reglas del juego | La gestión de proyectos no es nada nuevo, hay muchas estrategias de proyectos que puede aplicar. Elija una determinada estrategia y método de proyecto que se adapte a su organización y apéguese a ellos. De esta manera, mantiene una visión general, porque el plan paso a paso es claro.
• Gobernanza primero | También “tú eres de ella”. Usted tiene la responsabilidad de ello. Haz todo lo que puedas dentro de esa responsabilidad. Sea amable cuando sea posible, pero firme cuando sea necesario para llegar a la decisión correcta.
• Stick-to-it-iveness | Los proyectos no siempre son fáciles. A veces realmente tienes que perseverar y apegarte a la estructura y los procesos que has creado por una razón. A eso lo llamamos perseverancia.
• Centrarse en lo que va bien | Ningún proyecto sale tan bien como esperas. Cada proyecto es diferente de lo que podría esperar a primera vista, pero concéntrese en lo que va bien. Eso también hace que el proyecto en sí sea más divertido.
• Hazlo divertido | En realidad, el consejo más importante y la conclusión de este artículo. No es fácil y no siempre te va a gustar mucho, pero siempre trata de buscarlo. Porque mientras un proyecto sea divertido, las personas también estarán más dispuestas a hacer un esfuerzo adicional. ¡Buena suerte!