Comarch DMS comenzó a impulsar SFD – Ekonomia


El SFD permite un flujo de trabajo de documentos turbo

Como en muchas otras empresas, también en SFD, hasta hace poco tiempo, los empleados guardaban los documentos producidos en correos electrónicos o en archivos en computadoras personales. Tal modelo de funcionamiento en una empresa que realiza 100.000 pedidos al mes, y la venta de mercancías se realiza tanto en el sistema estacionario como online, hizo que los documentos no estuvieran disponibles de forma generalizada, y cualquier gestión de los mismos era, si no imposible. , muy dificil. Esto constituyó una cierta barrera para el desarrollo de la empresa, especialmente en la expansión de la red de distribución, por lo que la empresa decidió mejorar el proceso de flujo de documentos implementando la aplicación. Comarch DMS. Esta herramienta le permite modelar fácilmente varios tipos de procesos de flujo de documentos. DMS (Document Management System) brinda posibilidades avanzadas en el campo de la circulación electrónica de facturas de costos, contratos, notificaciones, solicitudes de empleados y el cumplimiento de requisitos o documentación técnica. – La herramienta de TI que usamos anteriormente no se mantuvo al día con el desarrollo de la empresa. Año tras año, necesitábamos más módulos para mejorar nuestro trabajo. Las funcionalidades para gestionar la circulación de documentos, en particular facturas, contratos y llevar registros de activos fijos, se han vuelto necesarias. Iniciamos conversaciones con Comarch porque recibimos información de que es un socio comercial estable y las soluciones de TI que ofrece mejorarán el proceso de digitalización de nuestra empresa. Además, queríamos que el sistema estuviera disponible para los empleados que realizan sus funciones fuera de las instalaciones de la empresa. Comarch DMS se adapta perfectamente a nuestras necesidades – él dice Katarzyna Błaszczyk, jefa de administración de SFD.

Después de tomar la decisión de adquirir Comarch DMS, ha llegado el momento de implementarlo en la empresa. Fue un proceso que llevó mucho tiempo, pero comenzamos a ver los beneficios muy rápidamente. Los empleados han aprendido a utilizar el sistema de manera eficiente y la documentación está ahora bajo control constante. Luego de varios años de utilizar este sistema, decidimos expandir el flujo de documentos electrónicos en la empresa e implementamos Comarch OCR, que permite digitalizar documentos en papel e ingresarlos automáticamente en los sistemas financieros y contables. – añade Katarzyna Błaszczyk.

Comarch DMS: una amplia gama de beneficios

La gestión de SFD indica que gracias a la implementación de Comarch DMS, ha obtenido una serie de beneficios:

* Servicio completo de correspondencia de la empresa, tanto desde el nivel del sistema como desde la aplicación disponible a través del sitio web

* Protección contra la pérdida de datos en caso de pérdida o daño de un documento en papel – almacenamiento de documentos en una versión electrónica,

* Posibilidad de agregar rápidamente escaneos de documentos al sistema gracias a la importación automática,

* Reducción de costos al reducir la cantidad de documentos en papel tradicionales,

* Las tareas se completan más rápido gracias a la indicación precisa del empleado responsable de una etapa determinada,

* Controlar el tiempo de finalización de la tarea mediante el análisis del tiempo dedicado a trabajar en un documento en una etapa determinada,

* Acceso a información siempre actualizada sobre el estado de un documento registrado,

* Capacidad para trabajar con documentos desde cualquier lugar con acceso a Internet,

* Recordatorios de documentos pendientes de decisión,

* Automatización y reducción del tiempo de trabajo con documentos electrónicos.

Gestión de facturas

El sistema Comarch DMS permite una gestión eficaz de las facturas. Esto es algo muy importante, especialmente en una empresa donde la correspondencia se realiza tanto en papel como en formato electrónico. Ahora todas las facturas en papel se escanean y se envían al sistema Comarch LOC. Los correos electrónicos directamente desde el programa de correo electrónico también aterrizan allí. Gracias a la función que permite la combinación de ambos sistemas, la aplicación evita que se vuelva a introducir la misma factura en el sistema. En una etapa posterior, los documentos se clasifican como facturas o facturas proforma y se transfieren a la persona responsable de su descripción o aprobación. – En este paso, el sistema establece los límites de las cantidades a pagar. Si el valor del servicio o los bienes adquiridos es superior a una cantidad determinada, entonces un grupo limitado de gerentes o solo los miembros de la junta pueden aceptar dicho pago. – añade Katarzyna Błaszczyk. A partir de ese momento, los empleados tienen 24 horas para realizar las correcciones. Posteriormente, el documento se envía al departamento de administración y contabilidad. Gracias al archivo electrónico, donde se almacenan todas las facturas, encontrarlas por número de documento, fecha de pago o datos del contratista es fácil y rápido.

Elaboración de contratos

Como indicaron los empleados de SFD, con la implementación de Comarch DMS, la preparación de contratos se ha vuelto tan fácil como nunca antes. La aplicación le permite crear y procesar contratos tanto dentro de la empresa como en el entorno externo de los contratistas. En cada etapa, los documentos son verificados por gerentes de departamentos individuales, abogados o miembros de la junta. El programa también permite registrar el envío del contrato al contratista.

Llevamos dos años utilizando Comarch DMS para la circulación de contratos en la empresa. Inicialmente, no todos los empleados estaban convencidos de esta forma de trabajar, pero ahora nos resultaría difícil prescindir de esta circulación. – dice Katarzyna Błaszczyk.

Registros de activos fijos

Comarch DMS es una aplicación flexible que se puede ampliar según las necesidades individuales. La empresa SFD decidió ampliar el sistema con un módulo para la gestión de activos fijos. Ahora los documentos, en lugar de en la forma tradicional, se envían a los empleados para que los firmen en el sistema. Actualmente, se está trabajando para implementar la posibilidad de someter un activo fijo a liquidación por parte de los administradores.

Resumen

La implementación de la aplicación Comarch DMS, como admiten los gerentes de SFD, facilitó significativamente el trabajo remoto, que se convirtió en el modelo dominante en el mercado en la pandemia Sars-Cov-2. Gracias al sistema, fue posible mejorar el flujo de documentos y ahorrar tiempo. La empresa no descarta la posibilidad de ampliar el sistema con nuevos módulos en un futuro próximo.

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