¿Cómo encontrar una solución favorable para los registros de tiempo de trabajo?

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Al elegir una solución para monitorear las horas de trabajo de los empleados, responda algunas preguntas simples. Es importante encontrar la mejor manera de capturar las horas de trabajo de los empleados, que también se adapte perfectamente a su entorno empresarial. Esta forma de registrar las horas de trabajo no le robará tiempo, energía o nervios a usted y a sus empleados. ¡Todo lo contrario! Los registros digitales del tiempo de trabajo brindan una mayor productividad de los empleados, aceleran los procesos de recursos humanos y permiten el cumplimiento de regulación legislativa, que entrará en vigor en 2021 y requiere registro digital y asistencia.

¿Comprar o alquilar una aplicación de control de asistencia?

Si no es un gran admirador de los servidores que ha instalado en su ubicación, le recomendamos que opte por una solución de grabación de presencia en el lugar de trabajo.

¿Por qué alquilar?

Fácil: porque es más fácil, más económico, más flexible, accesible desde cualquier lugar y más seguro. El conjunto de funcionalidades en el caso de alquilar, sin embargo, es igual o más amplio que si decides comprar.

En el caso de un arrendamiento, evitará grandes inversiones iniciales en infraestructura, costos de actualizaciones e instalaciones y prepago. Tu vas a pagar suscripción mensual, por lo que puede cancelar el servicio en cualquier momento si encuentra que no le conviene. La mayoría de las soluciones SaaS (software como servicio) ofrecen pruebas gratuitas y, por lo tanto, una visión realista de lo que ofrece la solución.

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¿Por qué está introduciendo un sistema de tiempo y asistencia?

¿Por qué decidió siquiera introducir un sistema de control de asistencia? ¿Quiere deshacerse de la grabación manual y el cálculo de las horas de trabajo? ¿Quiere establecer un sentido de justicia e igualdad entre los empleados? ¿Ha tenido un sistema de control de tiempo y asistencia antes, pero no está satisfecho con él? En este caso, considere lo que le faltaba al sistema anterior.

¿Solo desea cumplir con los requisitos legales y llevar un registro de las horas trabajadas? ¿Quiere medir exactamente cuánto tiempo dedican los empleados a cada una de sus tareas? Esta puede ser una pregunta clave para decidir si necesita una aplicación para realizar un seguimiento de las horas, registrar la asistencia o tal vez ambos.

¿Qué espera del sistema de tiempo y asistencia?

Para empezar, considere el tamaño de la empresa: algunas soluciones son más adecuadas para empresas más pequeñas, otras para empresas más grandes. El mejor sistema de registro del tiempo de trabajo para las grandes empresas puede no ser el mejor para registrar el tiempo de trabajo en las pequeñas empresas.

Al elegir una aplicación para el tiempo y la asistencia, la estructura de la empresa también es importante; considere si solo tendrá un administrador de soluciones o si tendrá cada departamento. cada equipo tiene su propio administrador. Asegúrese de que la estructura de la solución coincida con la estructura de su negocio.

¿Qué pasa con el horario de trabajo? ¿Todos sus empleados trabajan en el mismo horario o no? ¿Quizás algunos llegan antes y otros se van más tarde? ¿Son todos empleados a tiempo completo? ¿Y la ubicación de la obra? ¿Tiene colaboradores externos? Encuentre una solución flexible que cubra todos los aspectos específicos de su organización.

Una cosa más: es aconsejable hablar sobre la solución con el gerente de recursos humanos y el administrador. También estaremos encantados de responder a todas sus preguntas en Špica. ¿Qué funcionalidades creen que debería tener un sistema de control de asistencia? ¿Qué información necesita en el informe de asistencia del empleado para recibir el pago completo? ¿Cómo gestionan actualmente las ausencias (bajas por enfermedad, vacaciones, etc.)? ¿Puede digitalizar todo el proceso con algún tipo de rastreador de ausencias de empleados en la aplicación para que sus empleados realmente se deshagan de todo el trabajo manual? Intenta digitalizar tantos procesos como puedas, todos te lo agradecerán.

Lo que la “Ley de registros laborales y de seguridad social” requiere de usted

No solo es importante que la solución se corresponda con el flujo de trabajo de su empresa. Los registros también deben cumplir con los requisitos legales del país en el que la empresa está establecida y donde opera. Tanto en la UE como en Eslovenia, se esperan muchos en 2021 cambios legislativos en materia de registros laborales y previsionales. La crisis de la corona impidió que la propuesta del gobierno, que prevé la medición obligatoria de llegadas y salidas y el registro de numerosos registros, entre en vigor este año.

El hecho es que no basta con que los empleadores registren las horas de trabajo, también es necesario registrar la llegada y salida al trabajo. Lo que importa es desde cuándo hasta cuándo se realiza el trabajo y no solo cuánto se ha hecho. Esto evitará las numerosas violaciones del trabajo nocturno y las horas extraordinarias, que a menudo ha sido una espina en el costado de los inspectores y empleados. Sin embargo, parece que los registros digitales del trabajo realizado también serán obligatorios, lo que significa que ya no se tolerarán los registros en Excel.

Por lo tanto, antes de decidirse por comprar una solución, asegúrese de estar familiarizado con la mayoría de las pautas sobre cómo medir el tiempo de trabajo. Esto generalmente significa tener en cuenta el límite semanal de horas de trabajo, la duración de los turnos nocturnos, las horas de trabajo de los empleados jóvenes y la cantidad de vacaciones anuales mínimas. En la mayoría de los países, los empleadores deben mantener registros adecuados para demostrar el cumplimiento de estas restricciones. Además, deben mantener un registro de las horas de trabajo de cada empleado durante un cierto período de tiempo; en Eslovenia es necesario mantener registros durante dos años.

Si tiene empleados en la UE (incluso si su empresa no tiene su sede en la UE), debe cumplir con el GDPR. Esto significa que su solución de tiempo y asistencia debe proporcionar pista de auditoría. Esto le permite demostrar a las autoridades que ha establecido restricciones. con respecto al procesamiento de datos, muestre cómo lo hizo y cuándo procesó esos datos.

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¿Cómo pueden sus empleados registrar más fácilmente las horas de trabajo?

Debido a que desea simplificar, no complicar, la vida de sus empleados, utilice una solución simple de tiempo y asistencia para calcular sus horas de trabajo. Al elegir el software de control de asistencia, póngase en el lugar de sus empleados por un momento. Si tiene un horario de trabajo flexible en la empresa, la tecnología para registrar las horas de trabajo no debe ser demasiado rígida, de lo contrario, el registro se volverá rápidamente molesto.

Hoy en día, el teléfono es para todos la forma más conveniente de editar prácticamente cualquier cosa en línea. Al utilizar la aplicación móvil para el tiempo y la asistencia, los empleados pueden registrarse en cualquier lugar y en cualquier momento: en el lugar, en el campo, en casa o en cualquier parte del mundo. Todos los datos, incluida la ubicación GPS del registro, se registran en el mismo sistema de gestión.

Una aplicación de tiempo y asistencia en línea, por otro lado, puede ser más conveniente en oficinas donde los empleados trabajan principalmente detrás de una computadora. Cada empresa es única en términos de patrones de empleados y condiciones de trabajo, así que considere lo que funciona mejor para usted. Algunas soluciones incluso permiten diferentes formas de registrarse para diferentes empleados o equipos.

Su elección debe ser simple e inteligente y, sobre todo, asegúrese de presentar la nueva aplicación de tiempo y asistencia a sus empleados de manera adecuada. Brindar información, explicar, presentar, pedir opiniones y seguir comentarios. Esto contribuirá más a una implementación exitosa. Escuche el podcast, que explica muy bien cómo reaccionó la introducción de la aplicación de registro y control de asistencia en tienda online Malinca.

Grabación de tiempo inteligente con la aplicación All Hours

Se supone que las aplicaciones inteligentes nos hacen la vida lo más fácil posible. Aprenden de los datos sobre las interacciones de los usuarios, así como de otras fuentes, por lo que hacen sugerencias relevantes y realistas de manera proactiva.

De esa manera, los usuarios no tienen que pensar en todo, ya que la aplicación lo hace por ellos. Suena magnífico, ¿verdad? Especialmente para realizar tareas tan monótonas como registrar las horas de trabajo. Con la mano en el corazón, es un tormento para todos los involucrados. ¡Es por eso que le presentamos un registro inteligente de horas de trabajo!

Una descripción general de las funciones inteligentes proporcionadas por la solución All Hours

Recordatorios a los empleados

El registro a la llegada y salida no debería ser una tarea en la que los empleados deban pensar todos los días. Esta realmente no es una actividad que debería emplear sus cerebros. Además, todo el mundo se olvida de registrarse. ¡Ingresar manualmente registros olvidados es una verdadera molestia para el administrador!

Todas las horas recuerda a los empleados que se registren a la llegada y salida, así como que la pausa para el almuerzo está llegando a su fin. Si aún se olvidan de registrarse, luego pueden agregar la entrada ellos mismos, que el administrador recibe para su aprobación.

No más registros incorrectos

A menudo sucede que un empleado hace clic accidentalmente en el botón incorrecto (por ejemplo, salida en lugar de llegada) y toda la entrada de ese día es incorrecta. Aún más trabajo para el pobre administrador.

All Hours sabe a qué evento debe ingresar un empleado y deshabilita otras opciones. De esta manera, puede ingresar solo el evento correcto y evitar entradas incorrectas que deben abordarse más adelante.

Gestión automática de ausencias

Gestionar las vacaciones y las bajas por enfermedad puede suponer mucho trabajo para los administradores y empleados. Para este propósito, la correspondencia interminable por correo electrónico y llamadas telefónicas es completamente innecesaria, ya que el proceso automático es bastante simple.

All Hours hace que sea fácil ingresar una solicitud de licencia. El administrador recibe una notificación de una nueva solicitud, que puede aprobarse o rechazarse con un solo clic. Los empleados están bien notificados de la decisión y el asunto está cerrado.

Las ausencias se ingresan automáticamente en los informes de horarios y registros de asistencia. Los empleados también pueden verificar por sí mismos cuántos permisos les quedan y ya no necesitan un administrador para esta información.

Ubicación de la restricción y la restricción en la ubicación

Si los empleados trabajan en ubicaciones remotas, es difícil verificar constantemente que se encuentran en la ubicación cuando se registran.

Entonces, ¿por qué no limitar el registro a ubicaciones específicas y no preocuparse más por eso?

All Hours permite la restricción de ubicación (Geofencing), lo que significa restringir el registro a una ubicación específica o baliza Bluetooth (para registros móviles). Cuando los empleados se registran, definitivamente están exactamente donde deben estar. Incluso puede restringir el registro a determinadas direcciones IP.

Cualquier dispositivo, en cualquier lugar

Hoy en día, todo el mundo debería poder registrarse con varios dispositivos, ¿verdad?

Esto es posible gracias al registro del tiempo de trabajo en la nube. All Hours permite a los empleados y administradores iniciar sesión en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo. Alternativamente, pueden utilizar el terminal en la entrada de la empresa, aplicación móvil o aplicación web, siempre que cuenten con los derechos correspondientes. De esta manera, siempre pueden usar la opción más rápida y conveniente y ahorrar aún más tiempo y trabajo.

El registro de tiempo inteligente resuelve los desafíos administrativos del día a día y permite a los empleados y administradores concentrarse en las tareas más importantes que son realmente clave para el negocio. ¡Esta es la manera correcta si desea ahorrar tiempo y recursos valiosos!

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