El entorno de trabajo digital no es compatible con el trabajo real

Los servicios digitales internos para los empleados son el aspecto más importante, pero a menudo olvidado, del entorno de trabajo digital. A menudo, las soluciones para el lugar de trabajo digital giran en torno a noticias e información, interacción social y colaboración, ¡y eso es muy importante! Pero un entorno de trabajo digital debe ante todo apoyar a los empleados en su trabajo diario. Debería facilitar las cosas que simplemente tienen que suceder y ayudar a las personas a hacer sus cosas.

Auge de la intranet social

Hace unos siete años aparecieron de repente en masa: intranets sociales. También se les conocía como un “Facebook interno”. los feed de actividad un flujo de mensajes se convirtió en el núcleo de la intranet, con la idea subyacente de que conectar a las personas es el núcleo de (mucho) trabajo. Pensar y construir comunidades se convirtió en el punto de partida.

Las intranets sociales empujaron a las intranets más tradicionales al olvido. De todos modos, no lo habíamos necesitado durante mucho tiempo, era el tenor en muchas organizaciones. Y eso fue muy comprensible. Porque una intranet en la que solo encuentra las últimas noticias y también solo información desactualizada y datos de contacto de colegas que ya han dejado el empleo, por supuesto no le sirve de nada.

Mucho trabajo no es social en absoluto

Pero, ¿la intranet social lo está haciendo mucho mejor? Me pregunto mucho. Porque muchas organizaciones no están en absoluto equipadas para trabajar ‘socialmente’ unas con otras. Esto tiene que ver con innumerables factores, por ejemplo con el sector o industria y el tipo de trabajo que lo acompaña, con la cultura organizacional y el liderazgo, pero también simplemente con la (falta de) gestión de la interacción social.

El problema con muchas intranets anticuadas, pero también sociales, sigue siendo la sensación de muchos empleados de que “se agregará”. En otras palabras, la intranet no me ayuda en mi trabajo diario. Tengo que hacer una acción extra para ello. Tengo que dedicarle más tiempo, además de todas las cosas que hay que hacer. La intranet o comunidad es una de las primeras cosas que se cae del tablero cuando hay más trabajo que tiempo.

Tres aspectos son relevantes para el entorno de trabajo digital

No me malinterpretes: no quiero decir que la provisión de noticias e información y la interacción social a través de una plataforma digital no sean importantes en una organización. ¡Lejos de! Recientemente escribí sobre los tres aspectos centrales de una intranet o un entorno de trabajo digital, cierto comunicación (lea también: trabajo de referencia y suministro de información) y cooperación (lea también: interacción social y construcción de comunidad) sin duda pertenecen.

Diagrama de Venn con tres esferas: comunicación, servicio y colaboración, con llegar, servir e involucrar en la superposición.

Pero el tercer aspecto es uno que recibe relativamente poca atención y que muchos especialistas en organizaciones, consultores externos y proveedores de software parecen ignorar. Ese es el aspecto de Servicio.

¿De qué estoy hablando cuando hablo de servicios digitales internos? En realidad dos cosas:

  1. todo procesos primarios apoya y lo hace mejor y más fácil.
  2. todo procesos secundarios apoya y lo hace mejor y más fácil.

El ‘lugar de trabajo digital’ es más que información e interacción

Mi punto de partida en muchas conversaciones con clientes que quieren comenzar con su lugar de trabajo digital es que la organización ya tiene un lugar de trabajo digital. Después de todo, si tiene Outlook y Word, juntos forman su entorno de trabajo digital.

Luego agregaría que el término ‘entorno de trabajo digital’ puede abarcar un concepto mucho más amplio de lo que generalmente se entiende por ‘el lugar de trabajo digital’. El lugar de trabajo digital es a menudo una herramienta definida para las noticias, el suministro de información y la interacción social. Mientras que para mí, el entorno de trabajo digital representa todas las herramientas, sistemas y aplicaciones digitales que los empleados utilizan en su trabajo diario.

Pregunta clave: ¿cuál es el trabajo ‘real’

En este sentido, creo que también es interesante observar que la mayoría de los empleados en las organizaciones no consumen noticias, buscan información y comparten conocimiento digitalmente con sus colegas durante todo el día. El trabajo “real” es algo completamente diferente para mucha gente. Pensar en:

  • en un Hospital: para cuidar o tratar a pacientes o clientes.
  • En un universiteit: enseñar o supervisar a los estudiantes.
  • En un compañía de transporte: almacenar cosas, prepararlas para el transporte, transportarlas a los clientes.
  • En el sector del ocio: servir a los huéspedes en el restaurante.
  • Pero piense también en fontaneros, yeseros o electricistas que visitan a las personas.
  • Enzovoort, etc.

La mejor forma de ayudar a todos estos grupos de personas en la práctica diaria es optimizar continuamente los servicios digitales internos. Esto es evidente a partir de la investigación que he estado haciendo para una variedad de organizaciones durante años. Lo que la gente espera de un entorno de trabajo digital es un soporte mejor y más sencillo para su trabajo principal.

Foto de un hombre en ropa de trabajo con un escáner de mano

Entonces, ¿en qué puedes pensar? Miro nuevamente la lista de sectores que ya enumeré anteriormente:

  • Cuidado: una enfermera o un trabajador de atención domiciliaria que tiene acceso directo al expediente de un cliente o a los protocolos de tratamiento.
  • Educación: profesores o tutores que pueden acceder fácilmente a la información de los estudiantes o estudiantes en su teléfono inteligente.
  • Logística: descripción general simple de la información del pedido y qué artículos están dónde.
  • Complejo de vacaciones: resumen de ocupación o resumen de reservas.
  • Técnicos que necesitan instrucciones de trabajo para un tipo particular de instalación o equipo.
  • Etcétera.

Debe quedar claro que todos estos no son necesariamente temas en los que una intranet social o un lugar de trabajo digital (en sentido estricto) pueda o deba desempeñar un papel. Pero de acuerdo con los propios empleados, estos son los temas más importantes y son preeminentemente sobre el entorno de trabajo digital en su totalidad.

Temas ‘aburridos’ cruciales para el éxito

En el pasado también escribí, luego de una transmisión de BNR a la que contribuí, que factores de éxito para las intranets, las plataformas sociales y los entornos de trabajo digitales a menudo no son de naturaleza ‘social’:

Lo que ayuda a la adopción de tales plataformas es una mejora paso a paso en los servicios internos, tanto grandes como pequeños. Cosas que ahora se manejan a través de una serie de aplicaciones muy diversas y, a menudo, obsoletas y que usted puede (o debe) facilitar a sus empleados.

Foto de un grupo de personas que miran sus teléfonos inteligentesMencioné algunos ejemplos de procesos secundarios de apoyo basados ​​en los resultados de la investigación entre los propios empleados. Invariablemente surgen las mismas cosas, independientemente del sector:

  • Reservar licencia
  • Encuentra un colega
  • Reserva una sala de reuniones
  • Presentar un reclamo
  • Informar un mal funcionamiento

Todos y cada uno de ellos no es un tema deslumbrante, social o incluso interactivo. Sin embargo, hay acciones que cientos o, a veces, miles de empleados (tienen que) realizar todos los días. Ahorrar unos minutos de tiempo por colega al mes puede marcar una diferencia significativa. Hay más espacio para charlar con un paciente, algo de ayuda adicional para un estudiante, solo un poco mejor procesamiento de la entrega de un producto y un poco de atención personalizada para un cliente.

¿Cómo se incluyen los servicios?

La pregunta que persiste, por supuesto, es “¿cómo entonces”? ¿Cómo incluye los servicios digitales internos en sus planes para su intranet o lugar de trabajo digital? ¿En diseño y desarrollo? ¿En la optimización continua de tus herramientas digitales?

Tener las conversaciones adecuadas con colegas

Eso sí, eso empieza por el principio: lo más importante es saber qué necesidades y expectativas tienen tus compañeros. Así que no confíe en las listas que publiqué anteriormente en este artículo, sino en lo que pregunten sus propios empleados.

Es importante no preguntarles rotundamente: “¿Qué servicios necesitas?” Conozca las necesidades y expectativas de los compañeros profundizando en su trabajo diario.

  • ¿Qué están haciendo realmente? ¿A qué se enfrentan?
  • ¿Qué fuentes y sistemas de información utilizan? ¿Entonces por qué?
  • ¿Y eso siempre es correcto o, a veces, incorrecto? ¿Entonces que?
  • Etcétera.

Al entablar conversaciones con colegas de esta manera, descubre qué funciona (y, por lo tanto, tal vez pueda aprender) y también qué no funciona bien y, por lo tanto, dónde hay trabajo por hacer.

Permita que los empleados indiquen sus propias prioridades

No confíe únicamente en las conversaciones. Porque seamos realistas: ¿con cuántos colegas puedes hablar correctamente en una serie de entrevistas o talleres? Es aconsejable hacer una buena muestra de colegas y dejarles votar sobre lo que consideran más importante para respaldar su trabajo.

Cuales:

  • ¿información?
  • funciones?
  • ¿formular?
  • personas o departamentos?
  • sistemas?

¿Qué necesitan los colegas con más frecuencia que otras cosas? Esta forma de priorización le da una idea de en qué debe trabajar primero.

Todos los interesados ​​en la mesa

Trabajando junto con los departamentos de comunicación y TIC, a menudo se recorre un largo camino en lo que respecta a la intranet y el entorno de trabajo digital. ¿Quieres mejorar los servicios digitales además de la comunicación y la colaboración? Entonces tienes mas cómplices requerido.

En primer lugar, están los recursos humanos o recursos humanos (hr). Además, existe el departamento de asuntos de vivienda o instalaciones. Estos dos departamentos son los ‘principales proveedores’ cuando se trata de servicios digitales internos: mucha información, acuerdos, explicaciones y otros trabajos de referencia. Y muchas cosas para arreglar, solicitar, enviar u organizar.

La información de RR.HH. y asuntos de las instalaciones se encuentra ahora al menos en dos sistemas distintos de su intranet, pero estos sistemas son, por supuesto, parte de su entorno de trabajo digital (en un sentido amplio).

Como escribí antes junto con Tabhita Minten, y como en nuestro folleto ‘Experiencia de empleado digital: con su empleado primero hacia un entorno de trabajo digital humano’ (afiliado) necesita estos cuatro servicios de apoyo (comunicación, TIC, recursos humanos y asuntos de instalaciones) complementar con personas de su proceso primario y de la gerencia. De esta forma se trabaja como una especie de asociación de propietarios en comunicación y colaboración digital interna… y servicios digitales internos.

Foto de dos personas conversando, con una tableta o una computadora portátil frente a ellos

¿Qué pasa si las organizaciones aprovechan estas oportunidades?

Vivimos en una época en la que los empleados no están seguros de volver a la oficina, muchos (jóvenes) tienen síntomas de agotamiento y muchas personas dudan seriamente de la utilidad de su trabajo. En las denominadas profesiones “vitales”, incluidas la atención, la educación y la logística, la carga de trabajo es inmensa y cada vez es más difícil encontrar nuevos empleados. Y mucho menos mantener. La presión regulatoria suele ser fuerte en esos mismos sectores, lo que significa que las personas tienen tantas tareas además de su profesión real que esto aumenta el estrés.

Creo que aquí hay una oportunidad para muchas organizaciones. Tal vez no sea trascendental, tal vez no sea sexy, y tal vez ni siquiera sea muy agradable… pero bueno y correcto y tal vez incluso justo. Piense en ello para su organización. Supongamos que el entorno de trabajo digital apoya a los empleados en su trabajo real y la burocracia burocrática que lo rodea, se alivian paso a paso y que el trabajo en sí vuelve a ocupar un primer plano.


Source: Frankwatching by feedproxy.google.com.

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