La importancia del manual del empleado


La mayoría de los empleadores corporativos tienen un manual para empleados, pero muchos no se dan cuenta de lo importante que es para su empresa. Por otro lado, las empresas más pequeñas a menudo no tienen un manual de la empresa cuando definitivamente deberían tener uno.

El manual del empleador puede ser un gran recurso en caso de disputas que surjan entre los empleados y la gerencia.

Además de esbozar políticas sobre temas como los tiempos de descanso, el código de vestimenta y los beneficios, el libro también debe proporcionar información sobre aspectos como la seguridad en el lugar de trabajo y la prevención del acoso. Los empleados necesitan saber en qué se están metiendo cuando comienzan un nuevo trabajo, por lo que tener un manual completo para empleados puede ayudarlos a comprender qué se espera de ellos en el trabajo.

Al contratar a alguien nuevo o transferirlo de un puesto a otro dentro de su empresa, siempre es una buena práctica ofrecer una copia del manual del empleado antes de repasar cualquier otro papeleo con el empleado. Este es un buen momento para repasar el manual con ellos y responder cualquier pregunta que puedan tener sobre las políticas descritas en él.

Cualquiera que haya trabajado para su empresa ya debería tener una copia del manual.

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual del empleado es un conjunto de pautas y políticas que rigen la gestión y la conducta de los empleados y la dirección dentro de una empresa. Por ejemplo, el manual generalmente establece las expectativas y los valores de la organización y la información sobre cómo vestirse o qué hacer en caso de emergencia.

También detalla los procedimientos disciplinarios para el personal que desobedece las políticas, incluidas advertencias, despidos y enjuiciamiento penal. Pero, más comúnmente, son los gerentes, ejecutivos y abogados quienes escriben el manual.

¿Por qué es importante un manual del empleado en un entorno empresarial?

Un manual del empleado es importante en un entorno empresarial. Proporciona a los empleados las pautas y políticas que rigen su empleo. El manual generalmente establece expectativas, como cómo vestirse o qué hacer en caso de emergencia.

También incluye procedimientos disciplinarios para el personal que desobedece las políticas, incluidas advertencias, despidos y enjuiciamiento penal. Esto ayuda a que todos comprendan lo que se espera de ellos. También hace que sea más fácil despedir (¡y contratar también!) Personas al delinear claramente las reglas. Nuevamente, esto reduce la responsabilidad de una organización.

¿Cómo afecta un manual del empleado a una organización?

Un manual del empleado permite a las empresas comunicarse con sus empleados. Ayuda a la empresa a protegerse de la responsabilidad legal al aclarar cómo la empresa o negocio quiere que su personal se comporte en ciertos escenarios. Además, un manual puede proporcionar un punto de referencia para los gerentes sobre los procedimientos disciplinarios, al tiempo que mantiene la coherencia en toda la organización.

Por ejemplo, puede ayudar a los gerentes a decidir si advertir a un empleado antes de disciplinarlo o si debe ser despedido de inmediato. También ayuda a los empleados a saber qué se espera de ellos y cómo su comportamiento afecta el lugar de trabajo. Además de la información sobre procedimientos, el manual puede ayudar con el compromiso, la motivación y la prevención del agotamiento, incluso en las industrias más exigentes.

Qué debe incluir un manual del empleado

Un manual del empleado debe incluir:

  • Lo que la empresa espera del empleado en términos de código de vestimenta y conducta.

Un manual del empleado debe incluir lo que la empresa espera del empleado con respecto al código de vestimenta y la conducta. Establece las expectativas para los empleados. Si una empresa no establece expectativas, puede surgir confusión. La confusión puede ocurrir cuando un empleado comienza a hacer preguntas sobre lo que está permitido o no en el lugar de trabajo.

Un manual mantiene la información clara y concisa al proporcionar un punto de referencia para los gerentes sobre los procedimientos disciplinarios.

El manual ayuda a mantener la coherencia en toda la organización. También aclara a los empleados qué se espera de ellos y cómo se monitorea su comportamiento en el lugar de trabajo.

  • Cómo manejar emergencias o procedimientos disciplinarios cuando un empleado no sigue las reglas descritas en su manual

Los empleados ahora sabrán qué es una emergencia, cómo deben informarla y a quién pueden y deben comunicarse en caso de una emergencia. El manual también debe contener cómo se manejan los procedimientos disciplinarios.

  • Si los trabajadores pueden trabajar desde casa o no

El manual del empleado puede ayudar a prevenir malentendidos en la mayoría de los asuntos de la empresa o del negocio.

El manual responderá preguntas sobre si los trabajadores pueden o no trabajar o quedarse cuando regresen a casa. Por ejemplo, si un equipo específico no permite trabajar desde casa o llevar equipo a casa, debe anotarse en el manual.

Es posible que la empresa también desee especificar si es necesario que un empleado viaje. También vale la pena indicar si existen restricciones en las actividades relacionadas con el trabajo fuera del horario de oficina. Estas preguntas son muy pertinentes en muchas industrias.

  • ¿Qué tecnología está prohibida en el lugar de trabajo?

Definir qué tecnología está permitida o no en el trabajo puede ayudar a garantizar que los empleados cumplan con la política de la empresa. También puede ayudar a demostrar que los empleadores son razonables. Además, este párrafo puede hacer que el empleado sienta que todavía tendrá algo de libertad fuera del horario laboral.

  • Política de licencia médica y vacaciones pagadas

Un empleado debe conocer las políticas del empleador en lo que respecta a la licencia médica y las vacaciones pagadas.

Conocer y comprender la política puede ayudar a los empleados a sentirse más seguros sobre su entorno de trabajo si saben que el empleador considera otros aspectos fuera de su horario laboral.

El manual también puede proporcionar información general sobre lo que no está permitido en el lugar de trabajo, incluidas las redes sociales u otras tareas no relacionadas con el trabajo fuera del horario de oficina.

Los empleados necesitan saber a quién pueden contactar cuando hay un problema en el lugar de trabajo.

Si un empleado o una gerencia inferior no sabe con quién hablar o cómo presentar una queja, puede afectar su desempeño laboral y su moral. Por lo tanto, el manual debe incluir un proceso paso a paso de escenarios de qué hacer y cuándo. Con estas explicaciones en su lugar y claramente escritas, los empleados pueden sentirse seguros sabiendo que alguien escucha sus inquietudes y, en última instancia, las aborda.

Además de presentar una queja, su manual debe indicar cómo dar retroalimentación a los empleados y dónde.

Los empleados deben conocer el código de conducta de su empresa y cuáles son las consecuencias si lo violan. Además, un código de conducta puede ayudar a un empleado a sentir que el empleador es sensato al establecer estándares de trato y profesionalismo.

  • Lucha contra el acoso y las represalias

Uno de los aspectos cruciales de un manual del empleado es incluir información sobre la lucha contra el acoso y las represalias.

Todos los empleados deben saber que están libres de acoso o represalias en lo que respecta a su entorno de trabajo. Esta información hace que las personas se sientan más seguras en su lugar de trabajo y, a su vez, las hace más productivas en sus tareas. Un empleado también sentirá que no tiene que preocuparse por nada con respecto a su seguridad laboral porque los empleadores consideran estas cosas en un manual del empleado.

  • ¿Qué beneficios ofrece su organización, como seguro médico o arreglos laborales alternativos?

Tener información sobre seguros médicos, planes de ahorro y situaciones laborales alternativas puede ser importante porque un empleado puede tomar una mala decisión subjetiva cuando se trata de su situación laboral.

Por ejemplo, pueden decidir no aceptar un ascenso o aceptar una oferta de empleo porque están descalificados para el beneficio que ofrece la empresa. Por lo tanto, es beneficioso tener esta información en el manual para que los empleados no tengan que hacer estas preguntas, lo que genera un estrés adicional sobre este tipo de decisiones.

Todas las preguntas están allí mismo en el Manual del empleado, donde deberían estar.

  • Cualquier descargo de responsabilidad adicional

Al redactar un manual del empleado, es importante incluir las exenciones de responsabilidad que considere necesarias. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden optar por incluir un descargo de responsabilidad sobre su compromiso con el medio ambiente. Otros pueden tener un descargo de responsabilidad sobre ciertas situaciones.

Lo más beneficioso en el Manual del empleado es una declaración de los valores de la empresa y un reconocimiento o afirmación sobre su compromiso de tratar a las personas con honestidad y respeto. Algunas empresas pueden querer dar ejemplos de cómo seguir el conjunto de valores de la empresa.

Casi todo lo que se ajuste a los valores de su empresa puede incluirse en su Manual del empleado.

Cómo hacer que su Manual del empleado sea fácil de leer y comprender

Es necesario incluir explicaciones que sean fáciles de leer y comprender para que el manual del empleado no sea difícil de seguir.

Si su Manual del empleado es demasiado difícil de leer, o demasiado extenso, las personas no lo leerán o solo leerán la información y se perderán algunos detalles importantes.

También puede clasificar algunas de sus reglas en diferentes secciones para que las personas solo tengan que mirar partes específicas del manual en lugar de leerlo todo.

También es importante asegurarse de que sea agradable a la vista. Puede utilizar viñetas, títulos, subtítulos e imágenes para facilitar la lectura de su manual del empleado. Cualquier parte de su manual que ayude con problemas de legibilidad ayudará a su gente a comprender las reglas de manera más eficiente.

Querrá que sus empleados puedan seguir las políticas de su organización de la manera más fácil posible, y puede dar ejemplos en su manual.

Qué hacer si alguien viola las reglas del manual

Cuando alguien viola las reglas del manual, la gerencia debe reprender de alguna manera. Si es posible, intente ayudar al empleado a comprender por qué se equivocó y qué debería hacer en su lugar. Algunos ejemplos ya deberían estar en su manual como una ilustración de lo que espera de los comportamientos.

Cuando un líder o gerente puede explicar qué salió mal y cómo corregir el comportamiento, este procedimiento es útil tanto para la gerencia como para el empleado. Demuestra que está dispuesto a trabajar con ellos para mejorar en el futuro. También puede ser útil ofrecer una acción alternativa para que esto no vuelva a suceder en el futuro.

Finalmente, el Manual del empleado es un documento dinámico

A medida que su empresa crece y cambia, es importante asegurarse de actualizar su manual de empleados en consecuencia. Esto incluye:

  • Agregar nuevos servicios o productos.
  • Destacando valores específicos de la empresa que no se han mencionado antes.
  • Beneficios cambiantes asociados con la incorporación de posibles empleados a la organización.

Digitalizar el manual también es una buena idea. La digitalización facilitará su lectura a los empleados. También puede tener una copia digital para que los nuevos empleados verifiquen que han leído la información en el Manual del empleado como parte de su proceso de incorporación. Este proceso evitará muchas preguntas y problemas en el futuro.

Conclusión

Esperamos que este artículo le haya brindado información útil sobre la importancia de tener un Manual del empleado. Un manual del empleado puede ayudar a su empresa a aclarar sus políticas para los empleados. Responda cualquier pregunta que sus empleados puedan tener sobre su entorno de trabajo o sus tareas diarias. Un Manual del empleado ahorra mucho tiempo y evita muchas incertidumbres en ambos lados; es algo excelente para tenerlo como elemento básico en su negocio.

Crédito de imagen: proporcionado por el autor; autobús ondulado sencillo; freepik; ¡gracias!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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