Los desafíos de administrar equipos remotos y herramientas para ayudar


Los beneficios de tener un equipo remoto o parcialmente remoto son llamativos y se han vuelto mucho más evidentes en el último año. Estudios muestran que los trabajadores remotos son generalmente más productivos, más saludables y más felices que sus contrapartes de oficina. Al mismo tiempo, los empleadores pueden experimentar un 50% más de retención y ahorro $ 11,000 por trabajo remoto, por año, en promedio.

No es fácil ver por qué ningún gerente no querría que su equipo trabaje de forma remota con todos estos beneficios. Sin embargo, algunos desafíos han dejado a algunas empresas inseguras de estar listas para adoptar una fuerza de trabajo remota permanente.

Afortunadamente, los avances en las herramientas de automatización pueden ayudar a aliviar la carga de los gerentes de equipos remotos. Siga leyendo para descubrir qué desafíos puede enfrentar como gerente de equipo remoto y cómo puede reducir la carga utilizando la automatización.

Desafíos de administrar un equipo remoto y soluciones creativas

Habrá diferentes desafíos para diferentes industrias. Pero, por supuesto, cada negocio e incluso cada equipo dentro de una empresa tendrá sus propios obstáculos únicos que superar cuando se trata de administrar trabajadores remotos.

Hay algunas áreas clave que debe tener en cuenta. Estas son algunas de las mayores frustraciones de los gerentes de equipos remotos y nuestras soluciones de automatización favoritas.

Capacitación e incorporación

Brindar capacitación efectiva a los nuevos empleados es uno de los mayores desafíos para administrar un equipo remoto. Algunos gerentes se quejan que al capacitar a los nuevos miembros del equipo, simplemente no pueden juzgar el enfoque de la nueva contratación remota en una pantalla, y es más difícil saber si realmente lo están “entendiendo”.

Un gerente podría sentarse con un nuevo empleado en un entorno de oficina y verlo completar una tarea. El nuevo empleado podría hacer preguntas fácilmente a medida que avanza, y el gerente podría observar sus expresiones y métodos para hacer correcciones antes de que se conviertan en malos hábitos.

Como resultado de no ver todas las señales visuales no verbales que un empleado podría dar durante la capacitación, el proceso de incorporación lleva mucho más tiempo y los gerentes están luchando por encontrar el tiempo.

Otro desafío que puede surgir ocurre cuando se capacita a un grupo de nuevos empleados. Debido a que todos se mueven a su propio ritmo, entrenar a un grupo con zoom u otra plataforma de videoconferencia puede resultar muy ineficiente porque algunos alumnos terminarán las tareas de entrenamiento antes que otros y podrían pasar horas esperando simplemente que el resto del grupo se ponga al día.

Herramientas que pueden ayudar: Dependencias de tareas automatizadas y Sistemas de gestión de aprendizaje (LMS)

Si tiene muchas nuevas contrataciones que deben pasar por una formación más compleja o rigurosa, existen muchos sistemas de gestión del aprendizaje basados ​​en la nube que incluyen la automatización.

Los programas como AbsorbLMS, Cornerstone y Docebo le permitirán crear un programa de capacitación completo con tareas, materiales, certificados y más.

Incluso puedes crear un programa de formación que incorpore otros departamentos y “gamifica” la formación con premios y certificados para que los empleados estén motivados y comprometidos con el material. Con su capacitación casi completamente automatizada, es posible que incluso dedique menos tiempo a capacitar a los nuevos empleados que si estuvieran físicamente en una oficina con usted.

Además, cuando los nuevos empleados pueden aprender a su propio ritmo, realizar cuestionarios a lo largo del camino para asegurarse de que comprenden el material y recibir incentivos divertidos para completar las tareas, la capacitación puede ser más eficaz que nunca.

Seguimiento

Con su equipo trabajando desde casa, puede ser un desafío saber si las personas están distraídas, dejando que las cosas se desvanezcan o incluso durmiendo en el trabajo.

En algunas industrias, no importará cuándo se realiza el trabajo siempre que se haga, pero los gerentes de equipos remotos aún necesitan una forma eficiente de realizar un seguimiento de todas las tareas, proyectos y fechas límite para que no se pierda nada.

Es posible que los empleados deban estar despiertos y alertas durante el horario laboral para responder llamadas ocasionales de clientes y compañeros de trabajo en otras organizaciones. Entonces, ¿cómo pueden los gerentes en ambas situaciones realizar un seguimiento de todo sin pasar todo el día persiguiendo a cada trabajador remoto individual o hacer que los trabajadores pierdan horas completando informes tediosos?

Herramientas que pueden ayudar: Seguimiento de actividad, recordatorios repetidos y Software de automatización de formularios

Es bien sabido que puede utilizar software de colaboración en equipo como Slack para enviar recordatorios repetidos. Entonces, ¿por qué no usar esta función para enviar a los miembros del equipo un recordatorio semanal (o incluso diario) para que presenten un resumen de lo que han logrado, en lo que han estado trabajando o cuáles son sus objetivos?

Combine esto con un software de automatización de formularios como Hubspot o Prontoformas. Puede permitir que sus empleados ingresen actualizaciones rápida y fácilmente en su día o semana, y puede ver todos los datos claramente mostrados en una hoja de cálculo intuitiva sin perder tiempo en formatear.

Suponga que le preocupa que los empleados no estén tan alerta como deben estar durante el horario laboral. En ese caso, el software de seguimiento de actividades y automatización de ventas, como Resolver puede rastrear y monitorear automáticamente las actividades, los correos electrónicos e incluso las asignaciones asignadas a otro personal sin que los empleados ingresen ninguna información. De esta manera, su equipo puede concentrarse en el trabajo más crítico.

Colaboración

Para los equipos ocupados, la colaboración siempre es un desafío. Aunque la capacidad de trabajar de forma independiente es fundamental para los equipos remotos, la hiperindependencia puede generar desunión y problemas que terminan costando tiempo y dinero a la empresa. Si maneja diferentes zonas horarias y trabaja con horarios individuales, la colaboración puede convertirse en un desafío aún más significativo. Es esencial que los gerentes se aseguren de que todos estén en la misma página.

La mejor manera de hacerlo es implementando flujos de trabajo que incorporen controles y equilibrios entre los miembros del equipo. Esto es fácil de hacer con las herramientas de automatización adecuadas.

Herramientas de automatización que pueden ayudar: Software de gestión de proyectos, Integración de calendarioy reuniones periódicas

Las plataformas de software de gestión de proyectos permiten a los usuarios trabajar de manera eficiente en tareas de manera colaborativa. Por ejemplo, la mayoría de plataformas como Asana le permitirá organizar tareas y proyectos para que los usuarios con acceso a un proyecto en particular puedan ver todas las tareas dentro del proyecto, quién está trabajando en ellas y cuánto se ha avanzado.

Si es necesaria una revisión de un documento, se puede asignar a otro miembro del equipo automáticamente con una fecha límite establecida basada en comandos lógicos. Cuando agregas Integración de calendario, los miembros del equipo podrán ver de un vistazo cuáles de sus compañeros de trabajo tienen disponibilidad para colaborar en proyectos, incluso si se encuentran en diferentes zonas horarias.

Plataformas de videoconferencia como Zoom permitirá a los gerentes programar sin esfuerzo reuniones de equipo repetidas. Por ejemplo, cuando integrado con Slack, puede enviar recordatorios automáticamente a través del software de colaboración en equipo con un enlace de zoom.

Pensamientos finales

Las empresas han estado utilizando la automatización durante años para liberar a los empleados y gerentes de los aspectos monótonos, repetitivos y tediosos de su trabajo para tener el tiempo y la energía para concentrarse en el trabajo complejo y creativo para el que fueron contratados.

Curiosamente, los avances en la tecnología de automatización han permitido oportunidades y formas casi ilimitadas de utilizar el software. Ahora, con el trabajo remoto en su punto más alto, es el momento perfecto para evaluar posibles pérdidas de tiempo y energía, puntos débiles y estrés adicional que ha provocado la transición a una fuerza laboral remota.

Una vez que los haya identificado, será más fácil encontrar un software o función de automatización para ayudar a sus equipos remotos a ser productivos, eficientes y satisfechos.

Crédito de la imagen: rodnae productions; pexels; ¡gracias!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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