Personalización en Excel si el estándar es insuficiente [+ tips]

Registre sus contactos en un sistema, planifique sus acciones para mantener una visión general y procese sus datos rápidamente. Los tres temas que encuentra como vendedor en su trabajo diario. Algo en lo que deberías pensar antes de empezar. Porque, ¿cómo vas a grabar todo esto? ¿Y qué necesita para mantener una visión general y para dirigir? ¿Optas por una aplicación de software estándar o tienes algo hecho a medida? Por supuesto, también puede comenzar a dejar algo claro en Excel. ¿Estándar o personalizado? ¿Cómo haces la elección correcta?

¿Problema predeterminado?

Para un problema estándar, una solución estándar casi siempre es suficiente. El problema ocurre en varias organizaciones y hace tiempo que se ideó una solución en forma de software estándar. Los programas de contabilidad, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de planificación abundan en el mercado. Lo más probable es que encuentre lo que está buscando. Excel también ofrece una gama de opciones como estándar.

Sin embargo, también hay desventajas en las soluciones estándar. Por ejemplo, la solución es demasiado cara para lo que vas a hacer con ella. Después de todo, si solo quiere hacer llamadas, no necesita un teléfono inteligente. O al revés: no puedes hacer lo suficiente con él. Por ejemplo, en ese sistema de flujo de trabajo es posible que no pueda almacenar todas las actividades deseadas.

Una solución estándar casi nunca se ajusta al 100 % a la situación práctica. Acepte que un sistema es 90% compatible y ajuste sus procesos en consecuencia. Si intentas adaptar el sistema a tus procesos, suele pasar alguna de las siguientes cosas: o te sale muy caro ajustar todo a tu gusto (todas las veces hay un consultor que tiene que ajustar el sistema) o el sistema no funciona. ya no es comprensible, ni siquiera para los programadores. Desafortunadamente, he experimentado ambas situaciones en la práctica.

¿La personalización es costosa?

Es cierto: en general, convertir una solución estándar en una solución personalizada o desarrollar una nueva aplicación es costoso. Esto no se aplica a los sistemas que son flexibles y en los que puede crear algo usted mismo, como Excel.

Como especialista en Excel, naturalmente miro ese programa en primera instancia, pero probablemente hay más en los que puede hacer algunas cosas usted mismo. Si tienes un trabajo a medida desarrollado en Excel, esto tiene importantes ventajas:

• Solución asequible
  Desarrollar en Excel es muy asequible. En primer lugar, casi todo el mundo ya tiene una licencia para trabajar con Excel. En segundo lugar, es fácil realizar ajustes durante un proceso de desarrollo o una fase de prueba. Esto reduce considerablemente los costos y mantiene limitado el precio de la personalización en Excel.
• programa flexible
  Casi cualquier cosa que desee es posible en Excel. Ya sea que elija un archivo complejo y cerrado, o un archivo simple y más abierto.
• Fácil de proteger contra entradas incorrectas
  ¿Miedo a cometer errores? En Excel puede limitar todas las entradas. De esta manera, las fórmulas y el formato permanecen intactos.

comprensión de Excel

Excel se usa a menudo para experimentar y probar los deseos de la organización en la práctica. ¿El objetivo? Ahorre en el proceso de desarrollo de una aplicación. Después de todo, siempre es más barato hacer ajustes en Excel que en una aplicación.

¿Excel no tiene ninguna desventaja?

Por supuesto, Excel también tiene desventajas. Como todos los demás programas. Por ejemplo, no se recomienda trabajar en un archivo con toda la organización al mismo tiempo. ¿Quieres eso? Luego fíjate muy bien qué versión de Excel tienes y cómo lo organizas. En office 365 en colaboración con Sharepoint, por ejemplo, la colaboración va bastante bien, pero si empiezas a hacer macros, esto no funcionará en un archivo compartido.

Si compra software estándar, a menudo tiene la desventaja de que no es exactamente de la forma en que desea usarlo. Sin embargo, la ventaja es a menudo que un archivo se desarrolla aún más, en contraste con, por ejemplo, un archivo de Excel.

Plantillas (¡consejo de Excel!)

¿Utiliza todas las opciones que ofrece Excel? Por ejemplo, hay plantillas estándar en Excel.

¿Dónde lo encuentras?

• Asegúrate de tener una conexión a Internet
• Ir al menú Archivo
• Elija Nuevo
• Ahora verá innumerables plantillas que puede usar. Algunos consejos:
  • En planificadores y rastreadores, por ejemplo, encontrará muchos archivos de planificación o listas de tareas diferentes
  • Debajo de los presupuestos, encontrará archivos que puede usar para realizar un seguimiento de sus costos.
  • ¿Estás buscando Registro de tiempo? Luego encontrará un archivo en el que puede realizar un seguimiento de sus horas de trabajo.

Comience usted mismo (¡consejo de Excel!)

¿Vas a empezar a hacer algo tú mismo? Luego observa las siguientes reglas:

• Primero piensa en cuál debería ser el resultado. Si conoce el resultado, también sabe lo que debe introducirse en el sistema.
• Cree una hoja de trabajo para un tipo de conjunto de datos. Entonces, no una hoja de trabajo por mes, sino una hoja de trabajo con todos los meses.
• Ponga un tipo de valor de datos en una columna. Entonces código postal y ciudad en dos columnas y no en la misma columna.
• Nunca ponga tablas juntas en una hoja de trabajo. Esto es un problema cuando comienza a trabajar con fórmulas, tablas dinámicas o incluso macros más adelante.

Entonces, has obtenido nuevos conocimientos. ¿Vas a empezar con estos mangos ahora?