Tres estrategias para lograr la excelencia en los procesos


Elon Musk fue recientemente entrevistado sobre el diseño de cinco pasos y el proceso de fabricación de SpaceX cuando se hizo eco de lo que todos los analistas de excelencia de procesos han pensado: “El error más común es optimizar algo que no debería existir”.

Sus palabras son muy relevantes cuando se trata de transformación digital. Muchos equipos de innovación y centros de excelencia están tratando de optimizar los procesos comerciales cuando deberían mirar qué procesos ni siquiera deberían existir o eliminar partes de ellos. O cometen el mismo error que Musk admite que ha cometido: automatizar primero.

Automatizar procesos cuando no lo “entiende”.

Automatizar procesos sin comprenderlos completamente tiene consecuencias costosas, con nuevas investigar mostrando que 1 de cada 5 tomadores de decisiones abandonaron su proyecto de automatización por completo, y 1 de cada 3 no utilizó la tecnología según lo planeado o descubrió que no funcionó como se esperaba.

Desafortunadamente, hay oleadas de proveedores que presionan para que primero se debe automatizar y luego optimizar. Las perspectivas de Musk plantean la pregunta: “¿Puede la minería de procesos agregar valor a mis proyectos de automatización?” Con el crecimiento masivo de esta tecnología sofisticada en los últimos años, muchas organizaciones parecen pensar que sí.

Estrategias para lograr la excelencia en los procesos

Según estadísticas recientes, el mercado de software de minería de procesos crecerá en un increíble 42% a casi $ 7 mil millones para 2028. Pero, a pesar de sus promesas, la tecnología presenta desafíos, y las organizaciones deben ser conscientes de las oportunidades que presenta el software para ganar valor máximo de ella.

Aquí, proporcionamos estrategias para el éxito con la minería de procesos y su enfoque de próxima generación: inteligencia de procesos.

Estrategia de éxito n. ° 1: crear un gemelo digital para comprender el comportamiento del proceso

Una capacidad infrautilizada de inteligencia de procesos en el comportamiento de procesos. Los comportamientos del proceso se pueden definir como pasos que ocurren o no ocurren durante cualquier procedimiento o donde los pasos se repiten. La secuencia de pasos también es significativa.

¿Ocurre un paso antes o después de otro? ¿Los pasos que ocurren antes de otro ocurren en cualquier momento o directamente después del otro? Por ejemplo, es común utilizar varios campos, como un departamento o un cliente, al filtrar los datos del proceso.

Si bien estos son críticos, se puede saber mucho más cuando tiene un duplicado de sus procesos en forma de gemelo digital, donde se crean a partir de los eventos que los definen.

Cuando los datos sin procesar de los pasos del proceso se utilizan para construir un modelo de lo que se ha hecho, puede definir el comportamiento del proceso y las consultas contra los comportamientos para separar las instancias del proceso en aquellas que exhiben y no exhiben comportamientos específicos.

Tener un gemelo digital también le permite considerar el tiempo entre los pasos.

¿Un paso toma una cierta cantidad de tiempo o toma más tiempo que un umbral establecido? Por ejemplo, para una categoría determinada de producto, puede establecer el umbral de que nunca debe tomar más de una hora desde que se inicia una verificación de existencias hasta que se completa, luego investigue los pasos ineficientes que hicieron que demore más.

Si bien este proceso puede parecer simple, todos los datos necesarios para evaluar los comportamientos no están disponibles en ningún sistema de registro.

Y todavía no podríamos responder preguntas relacionadas con el comportamiento y el tiempo sin que los datos se organicen y comprendan como una serie de pasos, a menos que tenga las herramientas adecuadas para consultar este modelo de proceso en cuanto a comportamientos.

Herramientas y comportamientos que querrá

Sin embargo, la inteligencia de procesos avanzada genera el modelo de proceso a partir de los datos, proporciona las herramientas para especificar los comportamientos y evalúa todas las instancias del proceso frente a estos comportamientos.

Estrategia de éxito n. ° 2: use la visibilidad constante para tomar el control

Los analistas de excelencia de procesos desean que un plano de control pueda monitorear las operaciones distribuidas y actuar automáticamente según sea necesario. Sin embargo, hasta que no exista un sistema externo de este tipo, la inteligencia de procesos puede brindarle una vista panorámica basada en datos de todas sus operaciones para obtener una comprensión real de cómo funcionan los procesos.

Adoptar un enfoque imparcial basado en hechos ayuda a los líderes de la industria a tomar mejores decisiones en el momento.

Con esta visibilidad de sus procesos, puede comprender exactamente cómo se ejecutan sus procesos y responder preguntas como: ¿Cómo puede la automatización mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué empleados son los más eficientes y consistentes?

¿Dónde están sus cuellos de botella y cómo afectan el cumplimiento y la prestación de servicios? Por ejemplo, puede optimizar la eficiencia de la cadena de suministro y mejorar el proceso de compra y abastecimiento. Y al descubrir, analizar y monitoreargramo cómo funciona realmente su proceso de adquisición.

“Puede descubrir retrasos que cuestan tiempo y dinero, y descubrir las rutas de procesos más eficientes para obtener resultados comerciales positivos”.

Estrategia de éxito n. ° 3: agregar dimensiones analíticas

Otra forma de garantizar el éxito de la ejecución del proceso es utilizar el comportamiento del proceso como una dimensión analítica. Es común utilizar varios campos de datos, como cliente o estado, como dimensiones analíticas. Esto nos permite ver las métricas de proceso desglosadas por una o más dimensiones, como un cliente o un conjunto de clientes de interés, o ver los cuellos de botella desglosados ​​por tipo de producto para ver qué producto se correlaciona con el retraso más largo.

Este tipo de análisis dimensional es excelente para generar informes y puede ayudar con el análisis de la causa raíz. Pero existen límites en cuanto a la utilidad de esto para proporcionar información procesable. Por ejemplo, saber en qué se diferencia el desempeño del proceso de un cliente a otro es excelente para la elaboración de informes, pero existe la cuestión de cuánto ayuda a realizar cambios para optimizar un proceso.

El comportamiento del proceso

Cuando los analistas de negocios o los expertos en excelencia de procesos pueden definir cualquier comportamiento de proceso que les interese y ver cómo los resultados de las métricas varían con la presencia o ausencia de este comportamiento, obtienen información procesable que puede ayudar a tomar decisiones de optimización.

Pueden responder preguntas comunes como: “¿En qué se diferencia la satisfacción del cliente cuando seguimos los protocolos antiguos o las pautas de tiempo frente a las instancias en las que seguimos las políticas recomendadas más recientes?”

Conclusión

Los sistemas de información actuales generan una cantidad notable de datos de fuentes tanto digitales como físicas. Cuando se ingiere, fusiona y analiza correctamente, esta gran cantidad de datos se puede utilizar para descubrir patrones y conocimientos que iluminen los caminos hacia mejores experiencias del cliente y nuevas eficiencias operativas.

Puede descubrir, comprender y gestionar mejor la ejecución de procesos de negocio de forma más eficaz si busca inteligencia de procesos.

Crédito de la imagen: thisisengineering; Unsplash ¡Gracias!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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